Hvad en AI-agent skal have for at udføre rigtigt arbejde

Derfor klarede chatværktøjet ikke opgaven

Assisterende AI svarer. Agentisk AI arbejder mod et mål.

I bad et chatværktøj om at lukke måneden. Det forklarede glimrende, hvordan man gør. Intet blev bogført.

Et chatværktøj svarer på det, det bliver spurgt om, og venter så på det næste spørgsmål. En AI-vidensarbejder, altså en AI-agent, der udfører rigtigt arbejde i jeres systemer, får i stedet et mål. Den deler målet op i trin, bruger værktøjer og kontrollerer sit eget arbejde. Den vender tilbage, når opgaven er løst, eller når der er ét spørgsmål, den ikke kan besvare selv. Et godt svar er ikke en færdig opgave.

Det mentale kort

En genial hjerne uden forbindelse til noget.

Forestil jer en hjerne, der kan ræsonnere som Einstein, men som ikke har forbindelse til noget som helst.

Den har aldrig set jeres bilag. Den kan ikke åbne jeres økonomisystem. Den kender ikke jeres bogføringsregler, jeres standardvilkår eller den måde, I taler til samarbejdspartnere på. Den husker ikke, hvad der blev besluttet i går. Den kan ræsonnere. Men den ved intet om jer.

Modellen er ikke systemet

En model alene kan ikke kende jeres virksomhed. Syv ting gør den til en kollega.

Giv den samme hjerne det, en kollega får på dag ét, og opgaven bliver løst.

Nye kolleger kan ræsonnere selv, når de møder op. På dag ét får de alligevel et login, adgang til de rigtige systemer og regelbogen. De får forklaret, hvad tingene hedder her, og de får et skrivebord med deres egne mapper. Fra da af skriver de ned, hvad de har gjort.

En AI-vidensarbejder har brug for det samme. Den skal kende jeres sprog og have sine egne optegnelser, værktøjer, adgang, regler, grænser og en logbog. Og en operatør skal godkende arbejdet. Delene virker kun sammen, og vi bygger dem alle.

Jeres sprog

Først skal den tale jeres virksomheds sprog.

Jeres folk deler en forståelse, som de bærer rundt på i hovedet. Ingen har skrevet den ned, for alle kender den.

En "kunde" er en, der har skrevet under på en kontrakt. En "åben faktura" er en faktura, der ikke er betalt efter forfald. Et "projekt" har én ejer og én budgetlinje. Spørg tre kolleger, og de vil være enige, fordi de har lært det ved at arbejde her. En AI-vidensarbejder har aldrig arbejdet her.

Derfor skriver vi det ned én gang. Hvad kalder I tingene, hvad betyder de hos jer, og hvordan hænger de sammen? En faktura hører til en leverandør, en leverandør hører til et projekt, og et projekt hører til en budgetlinje. Fagordet for det er en ontologi. Det er virksomhedens ordbog og kort i ét. Alle de AI-vidensarbejdere, I tilføjer, bruger den samme ordbog, så de aldrig er uenige om, hvad et ord betyder. Når virksomheden ændrer sig, ændrer ordbogen sig med, og det sker ét sted.

Skabelonen under jeres ordbog

Jeres ordbog tager udgangspunkt i en skabelon, vi har bygget i vores eget økonomiarbejde.

Jeres ordbog begynder ikke på et blankt stykke papir. Under den ligger vores skabelon. Den er en generel ordbog og et kort over, hvordan AI-vidensarbejdere udfører arbejdet.

Skabelonen beskriver, hvad en opgave består af. Hvad kommer ind, hvilken metode gælder, og hvilke optegnelser og kontroller hører til? Hvornår godkender operatøren, og hvordan bliver en erfaring en del af metoden? Også skabelonen er en ontologi. Jeres virksomheds egne ord udfylder de tomme felter, mens strukturen, kontrollerne og arbejdsmåden allerede er på plads. Vi har bygget skabelonen i vores eget økonomiarbejde. Alle opgaver tager udgangspunkt i den, så hver ny opgave kan genbruge det, den forrige har skrevet ned.

Adgang og guardrails

Den får adgang til det, dens arbejde kræver, og ikke mere.

I styrer adgangen til jeres systemer gennem jeres IT, internt eller hos jeres IT-partner, og I ejer det cloud-projekt, hvor AI-vidensarbejderens værktøjer og data ligger.

Adgang

Hver AI-vidensarbejder får kun adgang til det, dens opgave kræver. AI-vidensarbejderen i økonomi kan læse i økonomisystemet og foreslå posteringer, men den kan ikke sende e-mails. AI-vidensarbejderen til korrespondance kan skrive udkast til e-mails, men den kan ikke røre finansbogholderiet. Adgangen kan trækkes tilbage når som helst, og hver gang den bruges, skrives det i logbogen.

Regler og guardrails

Reglerne fortæller den, hvad den skal gøre. Den skal følge jeres bogføringsregler, bruge jeres standardvilkår og skrive i jeres tone. Guardrails spærrer for det, den ikke må. Den kan ikke foretage betalinger eller slette bilag, og intet sendes ud af huset uden godkendelse. En regel følger modellen selv, og den kan man diskutere. En guardrail håndhæves uden for modellen. Uden adgang kan den ikke betale, og pipelines er skrivebeskyttede i koden.

Hvor I godkender

Tre zoner afgør, hvornår operatøren træder til.

Hvor den handler selv. Hvor den spørger først. Hvor operatøren godkender.

Operatøren er altid med, når penge forlader virksomheden, når noget går til en ekstern part, når virksomheden påtager sig en forpligtelse, eller når en regel er uklar. Intet går videre, før operatøren har truffet sin beslutning, og hver beslutning skrives i logbogen.

Hvert svar viser sin kilde, altså hvor oplysningen blev fundet: fil og side eller tabel og række. Findes der ingen kilde, siger AI-vidensarbejderen det i stedet for at gætte.

I beholder ansvaret for det, jeres AI-vidensarbejdere gør. Vi hjælper jeres folk med at opbygge den AI-kompetence, der skal til, så de kan bære ansvaret med ro i maven.

Flere AI-vidensarbejdere

Flere AI-vidensarbejdere, uden at de træder hinanden over tæerne.

Økonomi, jura og korrespondance kan alle have med den samme partner at gøre i den samme uge.

Tre ting sørger for, at de ikke forvirrer hinanden. For det første deler de én ordbog, så et ord betyder det samme for dem alle. For det andet har hver sine egne optegnelser. Så kan den ene ikke overskrive den andens arbejde, og to kunders optegnelser blandes aldrig sammen. For det tredje skrives hver overlevering i logbogen. Et udkast er derfor et udkast, indtil den rette person har godkendt det, og den næste AI-vidensarbejder kan se, hvad der er besluttet, og hvad der stadig er åbent.

Metoderne deler de. Finder én af dem en bedre måde at kontrollere en faktura på, kan de alle bruge den dagen efter. Optegnelserne deler de ikke. Hver beholder sine egne.